Montreal Proposal Lead (Bilingual) / Responsable des offres de services, Montréal in Montreal at Parsons

Date Posted: 1/6/2020

Job Snapshot

Job Description

Are you a leader, collaborator, and strategic storyteller who is looking to develop winning, creative, and compelling proposals? We are currently seeking a highly motivated, innovative, energetic, creative and detail oriented individual to join our Canadian Proposal Operations team.  As a proposal manager, you will champion the development and delivery of major proposals, qualifications, and other business development materials for projects in the critical infrastructure market, nation-wide. You will work collaboratively with management, creative staff and capture teams to win new business! 

Simply put, we are looking for a champion to drive our pursuit lifecycle, from kick-off to final submittal. We can’t wait to meet you.

Proposal Preparation:

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  • Performs detailed analysis of RFP/RFQ/RFI documents to assess requirements and develop compelling proposal narratives that demonstrate our value proposition
  • Develops a detailed compliance matrix and schedule outlining the entire pursuit process through proposal delivery
  • Facilitates proposal kick-off meeting and colour reviews (pink, red, green) to ensure we produce quality deliverables that differentiate us from our competitors and provide value to our clients
  • Collaborate with our graphics team to establish templates and standards for proposal look and feel, writing style, and layout
  • Responsible for writing non-technical portions of the proposal (i.e., cover letters, executive summaries, project descriptions, resumes, team qualifications, various management plans, win themes and discriminators etc.)
  • Reviews all proposal draft and final document versions to ensure responsiveness to RFP, thoroughness, accuracy, and quality while ensuring the document layout and design maximizes the selling impact and readability of the proposal through effective visualizations
  • Identifies any potential problems that may arise during the proposal development process and develops effective solutions
  • Provides oversight and guidance on proposal work assignments requested of the graphics and technical staff, as well as provide constructive feedback on the work products. Establishes a production schedule and resource plan to ensure all required proposal documents are produced properly and delivered on time. This may include working with print vendors, if proposal documents are produced out of house
  • Responsible for conducting a quality review of the final printed proposal documents and perform a detailed compliance check against the RFP requirements to ensure the submission is of high quality, and accurate (ensures the Three C’s of proposal development (compelling, compliant, comprehensive are incorporated)
  • Collaborates with the Project Manager and BD Manager to develop the content for client presentations and other presentation materials
  • Oversees the development and preparation of the PowerPoint slides, as well as the production of any other required materials

DESIRED EDUCATION/EXPERIENCE:

  • Degree in Marketing, English, Business, Communications, Liberal Arts, or somewhat of a related field
  • Minimum 5+ years of related work experience
  • Proficient in utilizing Adobe Creative Suite (Adobe In-Design, Illustrator, and Acrobat Pro) and Microsoft Office Suite software (Word, Excel, and PowerPoint)

SKILLS/COMPETENCIES:

  • Must be bilingual and have strong verbal and written communication skills in both; English and French
  • Strong facilitation, leadership, and communication skills to lead capture teams through the pursuit lifecycle
  • Ability to think outside of the box and bring forward new and exciting ideas
  • Excellent written, interpersonal, and communication skills (ability to write executive summaries, cover letters and other non-technical sections)
  • Able to inspire outstanding work from team members with a range of experience and technical abilities in the development of proposal documents
  • In addition, he/she must be capable of adapting to changing priorities in a very dynamic work environment and demonstrate the ability to exercise tact and diplomacy to effectively resolve quality and production problems in stressful situations with critical deadlines (this is not your typical 9-5 job, evening and weekend work may be required)
  • Be prepared to lead the proposal process from kick-off meeting to final delivery
  • The individual is required to work on multiple assignments, with overlapping schedules, and needs to be able to multi- task and delegate responsibilities to team members to accomplish all tasks
  • And most importantly, the successful individual must love what they do!

Êtes-vous un leader et un collaborateur aux qualités rédactionnelles éprouvées? Votre objectif est de produire des offres gagnantes, créatives et convaincantes?

Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne très motivée, créative et minutieuse pour se joindre à l’équipe chargée des offres de service à travers le Canada. Votre marché principal sera le Québec. En tant que responsable des offres de service, vous jouerez le rôle de pivot dans la gestion d’appels d’offre majeurs, appels de qualification et d'autres documents liés au développement des affaires dans le domaine des infrastructures de transport. Vous travaillerez en collaboration avec la direction, les équipes de graphistes et toute autre personne impliquée dans l’offre de service pour décrocher de nouveaux contrats!

En d’autres termes, nous sommes à la recherche d'un leader qui conduira activement et efficacement notre processus de gestion des offres, et ce, du démarrage à la soumission finale. Si ce défi vous passionne, nous sommes impatients de vous rencontrer.

Préparation des offres : 

  • Analyse détaillée des documents d’appel d’offres, d’appel de qualification et de demandes de renseignements afin d'évaluer les exigences et d'élaborer des textes de propositions convaincants, capables de nous distinguer des autres soumissionnaires.
  • Préparation du plan d’offre et de l’échéancier décrivant l'ensemble du processus de suivi.
  • Organisation et participation aux réunions de démarrage et de révision des livrables selon le système qualité interne dans le but de produire des documents de qualité qui nous différencient de nos concurrents et apportent de la valeur ajoutée à nos clients.
  • Étroite collaboration avec l'équipe de graphistes pour définir les modèles et les normes de présentation des propositions, le style de rédaction ainsi que la mise en page.
  • Rédaction des parties non techniques de la proposition (lettres d'accompagnement, fiches ressources, compréhension du mandat, curriculum vitae, expérience des ressources techniques, points forts…).
  • Révision de toutes les versions préliminaires et finales de la proposition afin de s'assurer de la conformité, la rigueur, l'exactitude et la qualité du livrable final qui maximisent son impact auprès des clients.
  • Identification de toute situation problématique pouvant survenir durant le processus d'élaboration de la proposition et suggestion de solutions efficaces.
  • Supervision et orientation du personnel graphique et technique en ce qui a trait aux tâches qui lui sont confiées, et fournir un retour constructif sur son livrable.
  • Préparation de l’échéancier de production et du plan des ressources pour s'assurer que tous les documents de proposition requis soient produits correctement et livrés à temps. Une collaboration avec des partenaires (p. ex : imprimeurs) externes peut s’imposer si les documents de proposition ne sont pas produits à l'interne.
  • Examen minutieux de la qualité des documents finaux en version imprimée et vérification détaillée de la conformité par rapport aux exigences des documents d’appel d’offres afin de s'assurer que la présentation est de haute qualité et exacte (s'assurer que les trois C de l'élaboration de la proposition (Convaincant, Conforme, Complet) soient incorporés).
  • Travailler en collaboration avec le chargé de projet et le directeur du développement des affaires pour préparer des présentations et autres supports pour les clients.
  • Superviser le travail de développement et de préparation des présentations PowerPoint, ainsi que la production de tout autre support utile.

FORMATION/EXPÉRIENCE REQUISE :

  • Diplôme en marketing, langue française, administration des affaires, communications ou équivalent
  • Minimum de 5 ans d'expérience professionnelle dans ce domaine ou tout autre expérience connexe
  • Une expérience dans le milieu du génie-conseil québécois est un atout
  • Maîtrise des logiciels Adobe Creative Suite (Adobe In-Design, Illustrator et Acrobat Pro) et Microsoft Office Suite (Word, Excel et PowerPoint).

APTITUDES/COMPÉTENCES :

  • Doit être parfaitement bilingue et posséder de solides compétences en communication orale et écrite, tant en français qu’en anglais.
  • Forte capacité de collaboration, de leadership et de communication pour diriger les équipes impliquées tout au long du processus de préparation de l'offre.
  • Aisance à sortir des sentiers battus et à proposer des idées originales et innovantes.
  • Excellentes habilités rédactionnelles, interpersonnelles et en matière de communication (capacité de rédiger des cv, des lettres de présentation et d'autres sections non techniques).
  • En mesure de stimuler un travail exceptionnel de la part de membres de l'équipe ayant une expérience et des compétences techniques variées dans l'élaboration des documents de proposition.
  • De plus, le candidat doit être capable de s'adapter à l'évolution des priorités dans un milieu de travail très dynamique et faire preuve de tact et de diplomatie pour résoudre efficacement les problèmes de qualité et de production dans des situations exigeantes et des délais critiques (cette position requiert parfois un travail en soirée ou en fins de semaine).
  • Être prêt à diriger le processus d’appel d’offre depuis la réunion de démarrage jusqu'à la livraison finale.
  • Le candidat doit être capable de travailler sur plusieurs tâches, avec des horaires qui se chevauchent, tout en étant capable de déléguer d’autres responsabilités aux membres de l'équipe dans le but de respecter les échéanciers.
  • Et le plus important c’est de faire ce qu'on aime car c’est toujours une formule gagnante!

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Ready for action? We’re looking for the kind of people who see this opportunity and don’t hesitate to act. Parsons is a leader in the world of Technical Services and Engineering. We hire people with a broad set of technical skills who have proven experience tackling some of the greatest challenges. Take your next step and apply today.