Adjoint (e) administratif (ve) / Senior Administrative Assistant in Montreal at Parsons

Date Posted: 1/5/2020

Job Snapshot

  • Employee Type:
    Full-Time
  • Location:
    Montreal
  • Job Type:
  • Experience:
    Not Specified
  • Date Posted:
    1/5/2020

Job Description

Infrastructures routières, Ponts et Ouvrages d’art - Montréal  

Adjoint (e) administratif (ve)

Description  

Nous, Parsons, sommes un chef de file mondial en génie-conseil comptant plus de 70 ans d'expérience et offrant des services de gestion, de planification, d’ingénierie, de financement et de construction d’infrastructures. Nous comptons un vaste éventail de projets aussi bien dans les domaines ferroviaires, routiers et aéroportuaires qu’en ponts et tunnels.  

Notre expertise couvre toutes les phases d’ingénierie et d’opération, allant de la planification et la conception détaillée à la construction et mise en service des projets.  

En constante recherche d’évolution et d’innovation, nous accordons une importance particulière à la qualité de nos collaborateurs et à leur bien-être. C’est pourquoi, notre bureau de Montréal, en pleine croissance, composé des équipes de conception en Ponts et Routes, souhaite combler des besoins en ressources spécifiques pour mener à bien ses projets en cours et ceux à venir. 

Actuellement, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Administratif (ve) à temps plein. Le candidat recherché veillera au bon fonctionnement du bureau au quotidien.

Opportunité

  • Adhérez-vous aux valeurs fondamentales de Parsons qui sont : la Sécurité, la Qualité au travail, l’Intégrité, la Diversité, l’Innovation et le Développement durable? 
  • Aimeriez-vous travailler au sein d’une équipe dynamique qui s’ingénie à concevoir des projets d’infrastructures de transport de qualité, le tout dans un environnement flexible et polyvalent?  
  • Aimeriez-vous faire partie de notre équipe basée au centre-ville de Montréal

Si oui, nous avons hâte de vous rencontrer. 

Responsabilités

  • Vérifier l’orthographe, la syntaxe et la mise en page des rapports d’ingénierie
  • Procéder à la traduction de certains documents (français/anglais)
  • Assurer une communication proactive et efficace avec les clients et les partenaires
  • Participer à la planification et à la coordination d'événements
  • Recevoir et enregistrer les dépenses des employés
  • Effectuer le suivi des paiements des factures
  • Traiter et enregistrer le courrier entrant et sortant
  • Coordonner la réception des marchandises et colis
  • Assurer et maintenir les approvisionnements pour les besoins du bureau
  • Coordonner la gestion du bureau au niveau corporatif
  • Accueillir les visiteurs lors des heures d’affaires
  • Gérer le classement de divers documents
  • Coordonner le volet Santé et Sécurité du bureau de Montréal
  • Effectuer diverses tâches telles que la numérisation des documents, réservation des salles de conférence, etc.
  • Apporter un support administratif aux employés et assurer l’orientation des nouvelles recrues.

Qualifications 

  • Détenir un diplôme en secrétariat ou en bureautique (DEC, AEC ou DEP)
  • Excellentes capacités rédactionnelles en langue Française et Anglaise
  • Bilinguisme (Français et Anglais) impératif
  • Minimum 3 ans d'expérience dans l'administration de bureau
  • Excellentes connaissances des logiciels Microsoft Office (Word niveau avancé, Outlook Excel et PowerPoint niveau intermédiaire)

Compétences

  • Capacité à travailler en équipe, bon sens de l’autonomie et de l’initiative
  • Excellente capacité de planification, d'organisation et de priorisation des tâches
  • Aisance dans la communication et la collaboration avec les différentes personnes (ingénieurs, techniciens, client, d’autres bureaux de Parsons à travers le monde)
  • Aptitudes à l’analyse et à la résolution de problèmes
  • Autonomie, débrouillardise et proactivité
  • Organisation et minutie
  • Détenir une grande rigueur et qualité de travail

Infrastructures : Highway & Roadway and Bridges – Montreal

Administrative Assistant

Description

Parsons is one of the world’s largest transportation planning, engineering, and construction firms. We have an extensive portfolio of diverse transportation projects, including rail and transit, road and highway, bridge and tunnel, and aviation infrastructure. Parsons’ expertise encompasses all phases of transportation engineering operations from the initial planning stage through final design, construction, and commissioning. Parsons has the people and power to move the world.

In a constant search for evolution and innovation, we attach importance to the quality of our employees and their well-being. Therefore, our growing Montreal office, composed of the Bridge and Road Design teams, wants to meet specific resource needs to carry out its current and future projects.

We are currently looking for an Administrative Assistant that oversees the daily running of the office.

Opportunity

  • Do you share Parsons’ core values that include safety, quality, integrity, diversity, innovation, and sustainability?
  • Would you like to be part of a dynamic team that strives to design quality transportation infrastructure projects? 
  • Would you like to work with our team based in downtown Montreal, Quebec?

                        If so, we can’t wait to meet you.

Responsibilities

  • Check the spelling, syntax and layout of engineering reports
  • Translate certain documents (French/English)
  • Ensure proactive and effective communication with customers and partners
  • Participate in the planning and coordination of events
  • Receive and record employee expenses
  • Monitor invoice payments
  • Process and record incoming and outgoing mail
  • Coordinate the receipt of goods and parcels
  • Ensure and maintain supplies for office needs
  • Coordinate the management of the office at the corporate level
  • Welcome visitors during business hours
  • Manage the filing of various documents
  • Coordinate the Health and Safety component of the Montreal office
  • Perform various tasks such as scanning documents, booking conference rooms, etc.
  • Provide administrative support to employees and orientation for new hires.

Qualifications

  • Business administration degree  (DEC, AEC or DEP)
  • Excellent writing skills in French and English
  • Bilingualism (French and English) is mandatory
  • Minimum 3 years of experience in office administration (Excellent knowledge of Microsoft Office software (Word advanced level, Outlook Excel and PowerPoint intermediate level)).

Competencies

  • Ability to work in a team, good sense of autonomy and initiative
  • Excellent ability to plan, organize and prioritize tasks
  • Ease in communication and collaboration with different parties (engineers, technicians, customers, other Parsons offices around the world)
  • Ability to analyze and solve problems
  • Autonomy and proactivity
  • Organization and attention to detail
  • Demonstrate high accuracy and quality of work.

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Ready for action? We’re looking for the kind of people who see this opportunity and don’t hesitate to act. Parsons is a leader in the world of Technical Services and Engineering. We hire people with a broad set of technical skills who have proven experience tackling some of the greatest challenges. Take your next step and apply today.